Inner Wheel ísland

Um forseta Inner Wheel, kosningu, hlutverk og skyldur

I. Um forseta Inner Wheel, kosningu, hlutverk og skyldur

Forseti og varaforseti þurfa að hafa setið í klúbbstjórn að minnsta kosti eitt ár, áður en þeir eru kjörgengir til embættanna. Kjósa þarf i siðasta lagi i febrúar ár hvert (umdæmisstjórnin þarf að tilkynna til aðalskrifstofunnar i London nýjar stjórnir i byrjun mars).

• Forseti er kosinn til eins árs. Í sérstökum tilfellum er hægt að sækja um það til umdæmisstjórnar að forseti sitji i tvö ár.
• Forseti á að stjórna öllum fundum klúbbsins sem æðsti embættismaður hans og hafa yfirumsjón með starfi hans.
• Forseti Inner Wheel á að bera forsetakeðjuna á öllum fundum og samkomum Inner Wheel klúbbs sins og þegar klúbburinn heimsækir aðra klúbba. 
• Einnig skal forseti bera keðjuna þegar hann er viðstaddur fullgildingu nýs Inner Wheel klúbbs, umdæmisþing og ráðstefnur á vegum Inner Wheel.

Varaforseti stjórnar fundi í forföllum eða fjarveru forseta.

Markmið Inner Wheel

• Að auka sanna vináttu
• Að efla mannleg samskipti
• Að auka alþjóðlegan skilning

II. Dagskrá fundar getur litið svona út

1. Forseti setur fundinn og er fundarstjóri (eða nefnir annan til þess).
2. Kveikt er á kerti fyrir fundinn.
3. Forseti les upp markmið Inner Wheel (eða nefnir einhverja fundarkonu til þess).
4. Forseti les upp dagskrá fundarins.
5. Ritari les upp fundargerð síðasta fundar.
6. Forseti ber fundargerðina upp til samþykktar. (Ef fundarmenn vilja koma með leiðréttingu á fundargerðinni, er það gert munnlega. Fundarritari leiðréttir fundargerðina, ef fram koma óskir um það. Forseti segir síðan: „Ef ekki eru athugasemdir gerðar við fundargerðina, skoðast hún samþykkt“).
7. Forseti les upp bréf, sem borist hafa klúbbnum.
8. Forseti kynnir dagskrá.
   Byrjað er á þriggja mínútna erindum. Sagt er frá nafni ræðumanns og honum þakkað í lok erindisins.
9. Aðalerindi. Forseti eða sá, sem útvegaði frummælandann kynnir hann. Greina ber frá nafni, námi og  starfi hlutaðeigandi flutningsmanns.
10. Forseti þakkar flutningsmanni erindið og býður orðið laust fyrir umræður og fyrirspurnir.
11. Forseti (eða fundarstjóri) stjórnar umræðum. Hann skráir hjá sér nöfn þeirra, sem vilja taka til máls eða spyrja frummælanda og gefur þeim orðið í réttri röð. Forseti ákveður hvort fundarmenn tala úr sæti sínu eða fara i ræðustól. Forseti hefur samráð við frummælanda um það hvort hann vilji svara hverri spurningu fyrir sig eða safna saman 3-4 spurningum. Oftast er umræðan þannig, að best er að frummælandi svari hverri spurningu fyrir sig og að fundarmenn fái að spyrja úr sætum sinum, nema þeir óski eftir að fara í ræðustól.
12. Forseti (fundarstjóri) lokar mælendaskrá og gefur frummælanda orðið í lokin.
13. Forseti þakkar fundarmönnum umræðurnar og frummælanda fyrir erindið.
14. Önnur mál. Forseti gefur orðið laust, ef einhverjir fundarmenn vilja koma einhverju máli á framfæri.
15. Ef skipaður hefur verið fundarstjóri, þá þakkar forseti fundarstjóra störf hans á fundinum.
16. Forseti slítur fundi, tilkynnir hvenær næsti fundur verður haldinn og þakkar klúbbfélögum fyrir komuna. Æskilegt er að tilkynnt sé um efni næsta fundar.

III. Hagnýt atriði, sem naudsynlegt er að kunna

1. Forseti þarf að gæta hlutleysis. Við afgreiðslu mála er það meirihlutinn sem ræður, en
   hlusta verður á minnihlutann og taka fyllsta tillit til hans, eftir þvi sem frekast er unnt.     
2. Allir sem taka til máls eiga að byrja á því að ávarpa forsetann, áður en þeir hefja mál sitt að öðru leyti.
3. Tillaga, sem er rétt fram borin, er tekin til umræðu í samræmi við rétt fundarsköp.
4. Breytingartillaga við tillögu, sem er til umræðu, er afgreidd á undan aðaltillögunni.
5. Ákvörðun forseta / fundarstjóra um framgang mála á fundi og fundarsköp er endanleg, nema hann kjósi að leggja ákvörðun sina undir fundarmenn, til staðfestingar eða synjunar.
6. Falli atkvæði jöfn, hefur tillaga ekki fengið nægilegt fylgi og er þvi fallin.
7. Fundur er lögmætur ef 20%  klúbbfélaga eru mættir, enda hafi fundurinn verið boðaður með löglegum hætti.
8. Hver klúbbur getur ráðlagt fulltrúum sínum, sem fara með atkvæði á umdæmisþingi, hvernig þeir skulu greiða atkvæði í þeim málum, sem til meðferðar eru. Ella taka þeir sjálfstæðar ákvarðanir i samræmi við samvisku sína m.a. um breytingartillögur.
9. Leitast skal við að hafa form funda létt og þægilegt.

Leiðbeiningar af ýmsu tagi

Afgreiðsla félagsmála
Æskilegast er, að afgreiðsla félagsmála á fundum fari fram eftir ákveðnum reglum.

Þriggja mínútna erindi
Stefnt skal að þvi að hafa þriggja mínútna erindi á hverjum fundi. Það er æskilegt að halda slík erindi til að styrkja sjálfstraust klúbbfélaga og æfa þá í að standa upp og segja nokkur orð.

Stjórn klúbbsins, eða þar til skipuð nefnd velur þá sem eiga að halda erindi. Valinn er klúbbfélagi með góðum fyrirvara. Þegar urn nýja félaga er að ræða er æskilegt að flutt séu „ego-erindi“, þ.e. menn segi frá sjálfum sér. Félagar, sem áður hafa flutt slík erindi og röðin komin að aftur, geta sagt frá hverju sem er, sagt sögur, lesið ljóð o.s.frv.

Aðalerindi
Æskilegt er að á hverjum fundi sé fenginn einhver, annað hvort klúbbfélagi eða utanaðkomandi aðili til að halda erindi um eitthvað málefni. Á aðalfundi er erfitt að koma sliku við. Auk þess eru oft tekin upp ýmis mál, sem kúbbfélagar kæra sig ekki um að utanaðkomandi fólk hlusti á. Þess vegna er ráðlegt að sleppa erindi á þeim fundum, eða fá einhvern klúbbfélaga til að flytja það.

Nauðsynlegt er að kynna þann sem flytur erindið og gera grein fyrir þvi sem fjalla á um. Forseti eða sú, sem sá um að útvega frummælandann (ef hann er utanaðkomandi) kynnir hann. segir frá nafni, námi og starfi hlutaðeiganda og helsta lifshlaupi.

Kosning embættismanna
Kjósa skal varaforseta, ritara, gjaldkera og tvo endurskoðendur.

Tilnefningar
Stjórn klúbbsins skal leita eftir tilnefningum á janúarfundinum og kannar hug félaga til að taka við embættum á vegum klúbbsins.

Kosning stjórnar
Kosning stjórnar fer fram i febrúar. Nauðsynlegt er að kjósa stjórn Inner Wheel klúbbanna í febrúar, svo umdæmisstjórn geti sent upplýsingar um nýjar stjórnir til aðalskrifstofunnar í London í byrjun mars.

Nefndir og starfsemi þeirra
Auk þessa er æskilegt, en þó ekki skylda, að kjósa eftirtaldar nefndir:

• Skemmtinefnd: Hún sér um að halda skemmtifund, jólafund, herrakvöld, efna til vorferðalaga, leikhúsferða og annað.
• Dagskrárnefnd:  Hún sér um að útvega frummælendur á fundi í samráði við forseta og fá félagsmenn til að halda þriggja mínútna erindi.
• Fjáröflunarnefnd: Hún sér um fjáröflun til styrktar ákveðnum málum.

Kosnir eru 3-5 félagsmenn i hverja nefnd, sem skipta með sér verkum. Ekki er naudsynlegt að kjósa í þessar nefndir um leið og stjórn klúbbsins er kosin. Kjósa má i nefndirnar t.d. á fyrsta fundi að hausti. Allar þessar nefndir vinna i nánu samstarfi við stjórn klúbbsins sem er æðsta stjórn.         

Kosning fulltrúa á umdæmisþing
Kjósa skal tvo fulltrúa frá hverjum klúbbi (og tvo varamenn þeirra), sem fara með atkvæðisrétt á umdæmisþinginu. Kjósa má þrjá fulltrúa í þeim klúbbum, sem hafa fleiri en 51 félaga. Skýrslur klúbbanna skulu unnar af stjórn (forseta) og lagðar fram á umdæmisþinginu, ein fyrir hvern klúbb auk skýrslu til umdæmisins.

Heimsóknir í aðra klúbba
Æskilegt er að klúbbfélagar fari í heimsóknir í aðra klúbba. Það er nauðynlegt að hringja í forseta eða ritara viðkomandi klúbbs með góðum fyrirvara og kanna hentugan tima. Það sama gildir, ef aðrir klúbbar óska eftir að koma í heimsókn. Klúbbarnir gætu þá báðir verið með formlega fundi þ.e. lesið fundargerðir síðustu funda o.s.frv. Forseti þess klúbbs sem er heimsóttur, stjórnar fundi, nema annað sé ákveðið.

Upplýsingar, sem senda þarf umdæmisstjórn.

1. Upplýsingar um nýkjörna stjórn, forseta, ritara og gjaldkera, um leið og stjórnarkjör hefur farið frarn  en ekki seinna en 1. mars.
2. Upplýsingar um fulltrúa á umdæmisþing, ekki seinna en 30. apríl.
3. Athugasemdir við viðtakandi umdæmisstjórn, ef einhverjar eru.

Nýir félagar
Sumum klúbbum hefur gengið nokkuð illa að fá nýja félaga. Í þvi sambandi er bent á eftirfarandi:

Að fá ritara hlutaðeigandi Rotary-klúbbs til að senda ritara Inner Wheel klúbbsins upplýsingar um nýja félaga í klúbbnum.

Að skipa sérstakan félagafulltrúa sem sér um að hafa samband við maka nýrra Rotaryfélaga.

Að heimsækja maka nýrra Rotaryfélaga og kynna þeim starf Inner Wheel. Bjóða þeim að koma á fund hjá Inner Wheel. Flestir klúbbar senda viðkomandi bréf og hafa síðan símasamband. Þetta er talin áhrifarik leið til að fá nýja félaga.

Inntaka nýrra félaga
Ef fleiri en einn félagi er tekinn í klúbb á sama fundi breytist pistillinn í fleirtölu nema síðasti kaflinn, þar sem hver og einn er ávarpaður sérstaklega með nafni. Forseti hefur kerti við hlið sér og í byrjun athafnarinnar ávarpar harm væntanlegan félagsmann með nafni. Hann stendur upp og gengur til forseta, en allir rísa úr sætum..

Ávarp forseta við inntöku nýrra félaga
(Í byrjun athafnarinnar er kerti sett í stjaka við hlið forseta, sem ávarpar væntanlega félagskonu með nafni. Hún stendur upp og gengur til forseta. Allar fundarkonur rísa úr sætum).

Í dag ert þú tekin inn í Inner Wheel ……………., en Inner Wheel er alþjóðleg hreyfing, þar sem hugsjónin er að mestu hin sama og hjá Rótarý hreyfingunni. Inner Wheel er óháð trúarbrögðum, stjórnmálaskoðunum og litarhætti.

Markmið Inner Wheel er

• Að auka sanna vináttu
• Að efla mannleg samskipti
• Að auka alþjóðlegan skilning

Frá þessum degi hefur þú öðlast réttindi sem lög félagsins veita, en öllum réttindum fylgja skyldur. Réttur þinn til að gerast félagi í Inner Wheel er mjög einstaklingsbundinn, því hann er bundinn við þig persónulega. Ef þú fylgir hugsjón Inner Wheel tekur þú á þig skyldur vináttu, velvilja og þjónustu, sem Inner Wheel hugsjónin byggist á. Ég vona innilega að þú finnir að með okkur ert þú í vinahópi og hafi ánægju af að vera með okkur um ókomin ár.

(Forseti kveikir nú á kertinu, nælir klúbbmerkið í barm nýs félaga og lýkur síðan ávarpi sínu á þessa leið):

……….í nafni klúbbfélaganna býð ég þig velkomna í Inner Wheel ……………. og færi þér vinatákn IW, rauða rós.

(Snýr sér að félagskonum). Ég kynni þessa nýju félagskonu fyrir ykkur og bið ykkur að taka henni með útréttri vinarhönd.

Félagar taka síðan í hönd nýs  félaga (eða klappa) og bjóða hana velkomna.

Félagar taka síðan í hönd hins nýja félagsmanns og bjóða hann velkominn í félagið.

Frekari upplýsingar mála
Telji forseti sig vanta nánari upplýsingar um ákveðið mál, á hann að hafa samband við umdæmisstjórnina. Ef umdæmisstjóri getur ekki gefið upplýsingar um málið, ber honum að hafa samband við aðalskrifstofuna í London og óska upplýsinga. Umdæmisstjóri gerir síðan forseta grein fyrir þeim svörum, sem berast frá henni.

Um gjaldkera Inner Wheel, kosningu, hlutverk og skyldur

Gjaldkeri er kjörinn til eins árs í senn, en má taka endurkjöri allt að tveimur árum til viðbótar skv. alþjóðalögum Inner Wheel.

 Gjaldkeri gegnir veigamiklu trúnaðarstarfi. Velgengni sérhvers klúbbs getur oltið á reglusemi og að góð skipan ríki í fjármálum hans.

Gott er að gjaldkeri kunni nokkur skil á bókhaldi.

Helstu störf gjaldkera eru eftirfarandi:

1. Hafa með höndum vörslu sjóða klúbbsins.
2. Halda saman öllum fylgiskjölum og færa samkvæmt þeim.
3. Sjá um innheimtu félagsgjalda og annarra gjalda.
4. Annast greiðslu reikninga í samráði við forseta
5. Sjá um skýrslugerðir vegna fjármála , svo sem ársreikninga.
6. Hafa gott yfirlit um fjárhagsstöðu klúbbsins hverju sinni, og vera forseta til ráðuneitis.

Inner Wheel klúbbarnir greiða árgjald til umdæmisins, sem er ákveðin fjárhæð á hvern gjaldskýldan félaga.
Innifalið í því er gjald til International Inner Wheel.

Árgjaldið er GBP 3,50 fyrir hvern félaga. Það gjald á að hafa borist til alþjóðaskrifstounnar í London fyrir 31. október ár hvert. Gjaldið gildir fyrir alla virka félaga, virka heiðursfélaga og heiðursfélaga. Því er áríðandi að klúbbarnir greiði gjald sitt til umdæmisins eigi síðar en 15. okóber ár hvert. Með greiðslunni þarf að fylgja skrá yfir fjölda félaga.

Umdæmisstjóri gerir tillögur um árgjald til umdæmissins hverju sinni, og ber upp á umdæmisþingi til samþykktar. Í félagsreglum International Inner Wheel er skýrt tekið fram, að gjalddagi félagsgjalda sé 31.júlí með eindaga 31.október.

Á Íslandi hefur sá háttur verið hafður á, að innheimta félagsgjöld klúbbanna og umdæmisins að hausti, eftir að vetrarstarf hefst.

Með hliðsjón af þeim eindaga, sem er á greiðslu árgjalds til alþjóðaskrifstofunnar, þ.e. 15. október er þetta fyrirkomulag ekki nógu hentugt. Það hefur oft þær afleiðingar að klúbbarnir eru í tímaþröng á haustin með skil á árgjaldinu til umdæmisins. Jafnframt er umdæmið í tímaþröng með sitt uppgjör til London. Þurfa klúbbarnir jafnvel að leggja út fyrir árgjaldinu ,áður en að félagsgjöldin skila sér inn og umdæmið jafnvel líka að leggja út fyrir árgjaldinu áður en nokkur greiðsla hefur borist frá klúbbunum. Það er ekki sjálfgefið að klúbbarnir og umdæmið eigi sjóði til að standa undir því, þó að fram til þessa hafi þetta blessast.

Æskilegt væri, að fráfarandi gjaldkeri sendi út gíróseðla, samkvæmt nýjasta félagatali, fyrir árgjaldi næsta starfsárs í september áður en stjórnarskipti fara fram á fyrsta fundi á haustin.

Ætti þá a.m.k. meiri hluti félagsgjaldsins að hafa skilað sér inn þegar vetrarstarfið hefst og auðvelda klúbbunum að standa skil á árgjaldinu til umdæmisgjaldkera í tæka tíð, þ.e.a.s. fyrir 15. október.

Minnispunktar fyrir gjaldkera

• Fjárhagsárið er frá 1.júli til 30. júní
• Auðveldast er að allar greiðslur fari fram í gegnum ávísanahefti eða heimabanka. Þannig er þægilegt að halda utan um bókhaldið í gegnum bankaútskriftir.
• Muna að fylla vandlega út svunturnar í tékkheftinu með dagsetningu, upphæð og hverjum er greitt. Einnig er gott að skrifa athugasemdir á fylgiskjalið ef þurfa þykir.
• Fá útskriftir frá bankanum einu sinni í mánuði.
• Þægilegast er að innheimta félagsgjöld með gíróseðlum.
• Muna að halda eftir græna afritinu af gíróseðlunum, sem sendir eru út. Það auðveldar að sjá frá hverjum greiðslur eru, þar sem númer gíróseðilsins kemur fram á yfirlitinu frá bankanum.
• Ef klúbbur á einhvern sjóð umfram það, sem þarf til daglegs reksturs, þá hafa margir þann hátt á að leggja inn á bækur eða sparileiðir, sem gefa hæri ávöxtun. Skal það gert í samráði við stjórn klúbbsins.
• Þegar gjaldkeri lætur af störfum þarf að skipta út prókúru á ávísanareikningi og bankabók til handa nýjum gjaldkera.

Helstu verkefni ritara

Skráning fundargerða

• Taka skal fram hvar og hvenær fundur er haldinn og hversu margir eru mættir
• Skrá skal mál sem lögð eru fyrir fundinn, afgreiðslu sem þau fá og nöfn tillögumanna.
• Ef atkvæðagreiðsla fer fram þarf að skrá atkvæðatölur, hversu margir voru með tillögu sem lögð var fram, hversu margir voru á móti og hve margir sátu hjá.
• Ef bréf hafa borist til klúbbsins þarf að skrá nafn sendanda, efni bréfsins og hverjum er falið að svara bréfritara.
• Taka skal fram hvenær fundi er slitið.

Lestur fundargerðar

• Fundargerð síðasta fundar skal lesin upp í byrjun fundar og borin undir félaga til samþykktar, ritari og forseti skrá svo nöfn sín undir fundargerðina.

Viðvistarskrá

• Gott er að ritari haldi viðvistarskrá sem látin er ganga á fundum til að skrá mætingingu félaga.

Gestabók

• Ritari sér um gestabók og fylgir eftir því að gestir skrái sig í hana og lætur forseta vita nöfn þeirra svo hægt sé að lesa þá upp og bjóða velkomna.

Bréfasambönd

• Ritari sér um bréfasambönd klúbbsins ef einhver eru. Í mörgum klúbbum er sérstakur ritari til að sinna erlendum bréfaskriftum.

Stjórnarfundir

• Ritari sér um að skrá fundargerðir stjórnarfunda í sérstaka fundargerðarbók. Ritari les á stjórnarfundum upp fundargerð síðasta stjórnarfundar.

Varðveisla skjala

• Ritari eða forseti heldur utan um skjöl klúbbsins. Mjög mikilvægt er að taka alltaf ljósrit af öllu sem ritari sendir frá sér, merkja hvenær það var sent og hvert. Ágætt er  að hafa sérstaka möppu fyrir slíkar upplýsingar.
• Ritari láti forsta í té ljósrit af öllum bréfum, merktum sem afrit frá ritara.
• Ritari eða forseti varðveiti myndir og annað sem klúbbnum berst.
• Ritari eða forseti fylgist einnig með stórafmælum félaga til aðhægt sé að minnast þeirra á fundum eða á annan hátt.

 Upplýsingar til umdæmisins

• Ritari sendi til umdæmisins fyrir 15. janúar upplýsingar og frásögn í fréttabréf umdæmisstjórnar (1.tölublað á starfsárinu).
• Þegar stjórnarkjör hefur farið fram þarf ritari að senda fyrir 15.mars upplýsingar um nýju stjórnina til umdæmisritara. Taka þarf fram nöfn, heimilisföng og símanúmer stjórnarmeðlima, einnig netföng ef þau eru fyrir hendi svo og stöðu hvers innan stjórnar.Stjórnarkosningum innan klúbbanna þarf því að vera lokið fyrir 1.mars.
• Ekki má daragast að senda upplýsingarnar því umdæmisritari þarf að undirbúa upplýsingar til alþjóðaumdæmisins og senda frá sér eigi síðar en 20. mars svo þær komist í skrá “Directory” alþjóðaumdæmisins.
• Ritari þess klúbbs er við umdæminu tekur hverju sinni sendi fyrir 15. mars til umdæmisins upplýsingar um verðandi umdæmisstjórn,nöfn, heimilisföng, síma og netfang ef fyrir hendi er ásamt stöðuhvers og eins innan stjórnar.
• Ritari sendi fyrir 15.mars til umdæmisritara lista yfir nöfn þeirra er formót muni sækja, fulltrúa á umdæmisþingi svo og aðara er umdæmisþing sækja.
• Ritari sendi fyrir 15.mai lista yfir látna félaga , ef einhverjir eru svo hægt sé að minnast þeirra á umdæmisþingi.

Ársskýrsla

• Í lok starfsárs ritar forseti eða ritari ársskýrslu þar sem m.a. er tekið fram hve margir félagar eru í klúbbnum, hve margir fundir voru haldnir á árinu, hvar þeir voru haldnir og hvað var tekið fyrir á fundum. Ársskýrslan skal svo afhent á umdæmisþingi í 8 eintökum(klúbbar+umdæmi) . Á umdæmisþinginu fær hver klúbbur þannig ársskýrslu frá hinum klubbunum, en það getur verið mjög gagnlegt og fróðlegt fyrir stjórnir klúbbana að lesa um það sem hinir klúbbarnir eru að gera.

Annað

• Ritari gæti þess ætíð að hafa til taks á fundum aukablöð og skriffæri.
• Ritari gæti þess að muna eftir fundargerðarbók, gestabók og viðvistarskrá( ef tile r).
• Ritari gæti þess að senda út bréf frá klúbbnum á bréfsefni klúbbsins eða merkja haus bréfsins klúbbnum séstaklega ef ekki er til séstakt bréfsefni.
• Ritari gæti þess að senda ætíð frá sér upplysingar í tíma og draga það ekki fram yfir slíkar upplýsingar.